Automatiseer factuurverwerking, dossierreview, Wwft-checks en standaardrapportages. Meer ruimte voor advies, minder handwerk. Koppelt op Twinfield, Exact, AFAS, Visma en Yuki.
Accountantskantoren en boekhouders staan onder druk. De vraag naar advies groeit, de regels worden complexer (Wwft, CSRD, box 3, fiscale wijzigingen die vrijwel ieder jaar terugkeren) en de instroom van nieuwe medewerkers blijft achter. Tegelijk zit er nog veel handwerk in het proces: bonnetjes coderen, BTW-aangiftes voorbereiden, jaarrekening-toelichtingen tikken, standaardbrieven sturen voor ontbrekende stukken. Dat werk moet gedaan worden, maar het hoeft niet meer allemaal door een mens.
AI verandert dat zonder dat je iets aan de verantwoordelijkheidsketen verandert. Een factuur die binnenkomt krijgt een boekingsvoorstel op basis van honderden eerdere boekingen voor dezelfde client. Een UBO-check loopt automatisch langs sanctielijsten en negatieve media en levert een eerste risicobeoordeling. Een conceptbrief over ontbrekende stukken staat klaar voordat de assistent eraan begint. Een samenstellingsdossier krijgt een eerste review met aandacht voor de bekende risicogebieden. De accountant beoordeelt, autoriseert en adviseert. AI doet het voorbereidende werk.
DataDream werkt voor MKB-accountantskantoren, administratiekantoren en samenstellers in Zeeland en de rest van Nederland. Dit is een gereguleerd beroep. NBA-regels, Wwft-verplichtingen, AFM-toezicht bij wettelijke controles en de fundamentele beginselen (integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid, vertrouwelijkheid, professioneel gedrag) zijn harde randvoorwaarden. Daarom wordt gebouwd met EU-only providers, met een audit-trail die toezichthouders accepteren, met retrieval op gevalideerde bronnen, en met een mens-in-de-keten op alles wat naar de Belastingdienst, de client of een toezichthouder gaat.
Beginnen kan klein. Eerst wordt een korte scan gedaan om te zien waar in jouw kantoor de tijd weglekt. Vaak is dat niet bij de complexe casuïstiek (waar de adviseur juist toegevoegde waarde levert) maar bij de honderden kleine taken eromheen: ontbrekende stukken navragen, mutaties verwerken, eenvoudige vragen beantwoorden tussen kwartalen door. Vooraf wordt doorgerekend wat het oplevert in tijd per week en er wordt alleen gebouwd waar het verschil maakt. Geen AI omdat het hip is, AI omdat medewerkers weer aan het werk komen waarvoor ze hebben geleerd. Voor het kantoor-team zijn praktische AI-trainingen beschikbaar die voldoen aan AI Act art. 4. Voor interne finance-teams bij MKB-bedrijven (CFO's, controllers en FP&A) zie AI voor financials.
Organisaties die met DataDream werken
Ondanks scan-en-herken in Twinfield, Exact of Yuki blijft er veel handmatige codering. Vooral voor MKB-clienten met afwijkende leveranciers, splitsboekingen en BTW-rubrieken die net niet standaard zijn.
AI leert van eerdere boekingen per client, stelt grootboekrekening en BTW-rubriek voor, herkent nieuwe leveranciers en signaleert afwijkingen. De medewerker autoriseert in plaats van te typen, met een audit-trail die laat zien waar het voorstel vandaan komt.
Verschillen tussen kwartalen verklaren, controleren of alle facturen zijn meegenomen, BTW-rubrieken kruislings checken, suppleties voorbereiden: het is voorspelbaar werk, maar elk kwartaal opnieuw.
AI vergelijkt aangiftes over perioden, signaleert afwijkingen die uitzoeken vragen, stelt een conceptverklaring op en markeert dossiers waar de samensteller echt naar moet kijken. Niet voor verzending, maar voor de voorbereidingsstap.
UBO-verificatie, sanctielijsten, negatieve media, periodieke herbeoordeling, dossiervorming: per client een uur of meer, en bij volume loopt het op. Toch moet het gebeuren en gedocumenteerd zijn voor toezicht.
AI verzamelt en samenvat de externe checks, stelt een conceptrisicobeoordeling op met verwijzing naar bronnen, en houdt een audit-trail bij. De compliance-officer of partner beoordeelt en tekent af. Tijd per dossier omlaag, kwaliteit en consistentie omhoog.
Deadlineherinneringen, document-aanvragen, vragen om ontbrekende stukken, jaarafsluiting-instructies: per client tientallen mailtjes per jaar. Het is laagwaardig werk dat tijd uit declarabele uren trekt.
AI genereert correspondentie op basis van clientstatus en kantoortemplates, in jouw kantoorstijl, klaar voor een snelle controle. Wat een kwartier per mail kostte, kost nu twee minuten plus akkoord van de behandelaar.
Wat is ons standpunt over die specifieke fiscale constructie? Welke jurisprudentie hebben we eerder gebruikt? Wat staat er in de laatste NBA-handreiking? De informatie is er, maar verspreid over mailboxen, dossiers en handboeken.
DataDream bouwt een interne kennisbank waar AI op gevalideerde bronnen zoekt: eigen standpunten, NBA-publicaties, fiscale handboeken, rechtspraak. Antwoorden komen met directe bronverwijzing zodat de medewerker kan terugklikken en zelf controleren.
Laurens heeft ons geholpen in het tot leven brengen van een programma-aanbod dat eigenlijk nog gelanceerd moest worden. We hebben voor dit project erg fijn samengewerkt. Op naar meer mooie cases waar we AI in kunnen zetten om onze dienstverlening te verbeteren!
Jordi Dooge
Business Scout, Dockwize
Accountancy automatiseren met AI begint bij het repetitieve werk: factuurverwerking met automatische boekingsvoorstellen, BTW-voorbereiding, standaardcorrespondentie en dossierreview. AI werkt de eerste opzet uit, een medewerker controleert en autoriseert. Het koppelt op je bestaande pakket (Twinfield, Exact, AFAS, Yuki, Visma), zodat boekhouding automatiseren niet betekent dat je van systeem moet wisselen. Je begint met één proces dat veel handwerk kost en breidt uit waar het bewijsbaar tijd scheelt.
Ja. DataDream werkt in de praktijk met Twinfield, Exact Online, AFAS, Visma en Yuki. De meeste pakketten hebben een open API of een ondersteunde koppeling, zodat factuurherkenning, automatische boekingsvoorstellen en rapportage-export kunnen worden aangesloten zonder dat medewerkers hun werkomgeving moeten verlaten. Voor pakketten zonder open API wordt gezocht naar een tussenoplossing met scan-en-herken of e-mail-naar-boeking. Er wordt pas iets gebouwd als de koppeling stabiel werkt en de boekingen kloppen, anders levert het netto extra werk op in plaats van minder.
Jij blijft tuchtrechtelijk en juridisch verantwoordelijk, dat verandert niet. AI is een hulpmiddel, geen accountant. Daarom wordt altijd een review-stap ingebouwd: AI doet het voorstel, een medewerker controleert en autoriseert. Voor BTW-aangiftes, jaarrekeningen en fiscale standpunten zit er altijd een mens tussen voordat iets de deur uit gaat. Wat AI wel doet: de eerste 80 procent uitwerken zodat de senior of de samensteller niet meer aan een leeg scherm begint. Dat scheelt tijd zonder dat de verantwoordelijkheidsketen verandert.
Clientdata is gevoelig: financiële cijfers, persoonsgegevens, soms strategische informatie. DataDream werkt met EU-only AI-providers waarbij data niet wordt gebruikt voor training en niet wordt opgeslagen na verwerking. Voor kantoren met grotere clienten of strikte DPA-eisen wordt een opzet gebouwd waar data het kantoornetwerk niet verlaat. Per use case wordt gedocumenteerd welke data wordt verwerkt, door welk model, en hoe lang. Dat is ook nuttig voor je eigen AVG-verantwoording en voor vragen van clienten die willen weten wat er met hun cijfers gebeurt.
Ja, en dit is een van de plekken waar het direct verschil maakt. AI kan UBO-checks, sanctielijsten en negatieve media doorzoeken, een eerste risicobeoordeling opstellen en de uitkomsten in een dossier vastleggen. De compliance-officer of partner controleert het oordeel, maar het verzamel- en samenvattingswerk is gedaan. Belangrijk: de definitieve risico-inschatting blijft mensenwerk, vooral bij verhoogd of onduidelijk risico. De audit-trail wordt hier strak ingebouwd, zodat je bij toezicht door BFT of de Belastingdienst kunt aantonen welke stappen zijn gezet en wie wat heeft beoordeeld.
OCR leest tekst van een bon. Daar stopt het. AI kan op basis van eerdere boekingen voorstellen op welke grootboekrekening een factuur hoort, herkennen of een leverancier nieuw is, een afwijking signaleren tussen de bon en wat er normaal van die leverancier komt, en omschrijvingen genereren die consistent zijn met je rubricering. Het verschil zit in de voorspelling van de boeking, niet alleen in de tekstuitlezing. Voor een MKB-portefeuille met veel kleine clienten is dat het verschil tussen "scannen en typen" en "controleren en akkoord".
Eerlijk: een algemeen taalmodel weet niet wat er gisteren is veranderd in de fiscale wetgeving of in een NBA-handreiking. Dat wordt opgelost door AI-tools te koppelen aan gevalideerde bronnen, bijvoorbeeld een eigen kennisbank met actuele NBA-publicaties, fiscale handboeken, jurisprudentie via rechtspraak.nl en interne kantoorstandpunten. De AI citeert dan alleen uit die bronnen, met directe verwijzing. Voor onderwerpen waar de regels snel bewegen (denk aan box 3, BOR, CSRD-implementatie) wordt aangeraden altijd een mens een laatste check te laten doen, ook als de AI een correct antwoord lijkt te geven.
Een traject loopt in fases. Eerst een korte scan om te zien waar binnen jouw kantoor de meeste tijd in handwerk gaat zitten, vaak factuurverwerking, standaardcorrespondentie of dossierreview. Daarna een gerichte pilot op één proces, met een team dat het echt gebruikt. Pas als de pilot werkt en de medewerkers het waarderen, wordt verder geschaald. Tussendoor evalueer je per fase of je doorgaat. Zo wordt voorkomen dat een tool wordt uitgerold die niemand gebruikt, en kan het kantoor stapsgewijs wennen aan nieuwe werkwijzen.
Benieuwd wat AI voor jou kan doen? Stuur een bericht of plan direct een gesprek in. Ik reageer altijd binnen 1 werkdag.
Telefoon
+31 85 124 95 22Locatie
Middelburg, Zeeland
Bereikbaarheid
Bereikbaar 24/7 digitaal
